Dijital Minimalizm 5 : E-posta Kullanımını Sadeleştirin.

E-posta cehenneminden çıkın:

Bıraksanız 80 yaşındaki anneannem de bir e-posta hesabı açarak ahretliği ile buradan yazışacak. Aslında çok haklı, onun da bir sosyal medya hesabına ya da emekli maaş hesabı hakkında bilgilendirmeye ihtiyacı var.

E-posta dijital meşruiyetimin en önemli araçlarından biri. O yüzden bizim hayatımızda gerekli bir yer almaya başladı. Fakat bu konu başlığı daha çok e-postayı, iş dünyamızdaki varlığımızı hem iletişim hem kurumsallık hem de meşruiyet anlamında kullanan kişileri ilgilendiriyor. Gün içerisinde gelen kutusuna 250’nin üzerinden e-posta gelen kişiler olduğunu biliyorum. Ortalama olarak bir e-postayı okumanın 1 dakika bu bir cevap vermenin de yine 1 dakika vakit alacağını kabaca hesaplasak ortalama 500 dakikaya ihtiyaç olacaktır. Bu da 8 saatten fazla zaman alacaktır. Sizce de biraz saçma değil mi?

Yani aşağıdaki cümleleri çok sık duyanlar bu konuyu can kulağı ile dinlesin...

“Sen maili forwardla, gerisini ben hallederim”,

“Toplantı için invıteyşın attın mı?”,

“team’ı cc’leyip manager’a sent edelim.” vb onlarcası var.

Bu cümleler duyduğunda gülen sizlerin günde ortalama 45 kez maillerine baktığını biliyor musunuz? Bu çok ciddi bir rakam. Eğer her gün kendinize 45 kez bakıp gülümserseniz, emin olun mevcut halinizden daha da güzelleşirsiniz ve mutlu olursunuz. Ya da her gün yapacağınız kısa 45 dua, sizi her türlü voodoo büyüsünden korur. Bu sürenin ne kadar fazla olduğunu daha fazla anlatmak için kendimi zorlamayacağım.

E-postalarınızı minimalleştirmek için aşağıdaki adımları hızlıca atmaya başlayabilirsiniz.

Tüm bildirimlerin kapatın:

İş yapmak için e-posta kullanıyorsunuz. Sık sık “ding”leyerek ya da ekranınızda parlayarak dikkatinizi dağıtması için kullanmıyoruz e-postaları. Senin için çok önemli olabilecek bir toplantıda telefon ekranın düşen bütün maillere bakarak acaba neler dönüyor demek ne kadar doğru? Ya da bir bütçe çalışmasının ortasındayken müdürünüzden gelen bir e-postayı görmeniz siz ne fayda sağlayabilir. Unutmayın zaten size acil erişmek isteyen akıllı herkesin kullanmak isteyeceği ilk iletişim aracı kesinlikle e-posta olmayacaktır. Ne için çalıştığınızı unutmayın; sizin dikkatinizi dağıtabilecek her şeyi hayatınızdan eleyin.

E-postalarını kontrol etme frekansı:

Tekrar tekrar paylaşmak istiyorum; bir beyaz yakalı günden ortalama olarak 45 kez e-postalarını kontrol ediyor. Bilgisayarından bakıyor, telefonundan açıyor, tabletinden kontrol ediyor ya da akıllı saatinizden izliyorsunuz. Peki 45 kez yapmak ne işinize yarıyor? Gerçekten işini yaparken ne kadar fayda sağlıyor? İşimize yarıyor mu? Eminim 45 rakamını duyduğunuz anda bunun oldukça çok olduğunu siz de fark ediyorsunuzdur. Ama günlük hayat içinde bu kontrolü bu kadar sık yaptığınızın farkına bile varmıyorsunuz.

Unutmayın e-postalar işinizi yaparken size yardımcı olan bir araç. Asıl yapmanız gereken sizin işiniz. O yüzden bırakın e-postaları da işinizi yapın.

Nihayetinde yapmanız gereken şey, işinizin yoğunluğu, e-posta iletişiminin sizin işinizdeki önemine karar vermek olacak. Bu öneme ve e-posta hızınıza göre günlük e-posta kontrol adetlerinizi belirleyin. Bu kontrol adetinin günlük mesainiz içinde 4’ü geçmemesi için direnin. Bana güvenin, denedim; 4 oldukça yeterli. Kabaca 2 saatte bir kontrol etmiş olacaksınız. 2 saat içinde de gerekli olan işleri yapmak için kendinize zaman vermiş olacaksınız. Bu kontrol adetlerinin sizin işinize göre değişkenlik göstereceğini de unutmayın.

Başlangıç aşamasında size kolaylık olması için bu kontrol saatlerini kendinize uyarı olması için etkinlik olarak kaydedebilirsiniz.

E-postalarınız haddini bilsin:

7/24 işiniz ile yaşamak ne kadar doğru?

Sizin hayatınız işiniz mi?

Sizi siz yapan şey işiniz mi? Bu ve buna benzer bir çok soru var. Bu soruları kendinize soran siz olun ve bu soruların cevaplarını patronunuza değil de önce kendinize/kendiniz cevaplayın. Sonuç olarak ortaya çıkan tek cevap “siz” siniz. Her şey kendiniz için. İş ise sizin hayatınızda, yapmaktan mutlu olduğunuz ve sizin hayatınıza değer katan bir parça olmalıdır. O yüzden size ait alanları korumak için oldukça çok özen gösterin. İşinizde aksiyon göstereceğiniz zamanlar mesai saatleridir. Mesai saatlerinizi iyi belirleyin ve bu saatler dışında kesinlikle e-postalarınızı kontrol etmeyin. Çünkü mesai dışında iş hakkında yapacağınız şeyler sizin bütüncül hayatınızda minik kırılmalar yaratacaktır. Bu kırılmalarsa hayatınızın bütün bileşenlerini etkileyecektir. Bu minik etkiler zaman içerisinde büyüyerek sizi siz yapan şeylere zarar vermeye başlayacaktır. Nihayetinde, sık sık duymaya alışkın olduğumuz; tükenmişlik sendromu, depresyon, bunalım, mobiing vb birçok istenmeyen durum içerisinde buluyoruz kendimizi. O yüzden e-postalarınız sadece mesai saatlerinde kontrol edilsin.

Ek olarak, sabah işe başlar başlamaz e-postalarınızı kontrol etmeyin. Çünkü sabah saatleri sizin için en verimli ve kritik zamanlardır. Sabahın ilk saatleri sizin en verimli üretim yaptığınız ve en iyi odaklandığınız zamanlardır. Bu zaman dilimini maillerinizi okuyarak harcamak tam bir israftır. Unutmayın,

“Vakit nakittir, verim de berekettir.”

Denediğiniz zaman daha iyi farkına varacaksınız. Daha net söylemek gerekirse saat 11:00’dan önce e-postalarınıza dokunmayın.

Bitiş zamanı belirleyin:

E-posta kontrolü, her bir mailin cevaplanması, süreçleri belirli sürelere bağlayın. Bu süre sonunda bu işlemi bitirecek şekilde organize olun. Çünkü siz farkına varana kadar çok fazla vakit geçiveriyor. Bazen bir maile “sevgiler” mi yoksa “saygılar” mı diye cevap vereceğimize karar vermek bile zor olabiliyor. O yüzden işinizin niteliğine göre hem e-postalarınızın kontrolü ve cevaplanması için maksimum zaman belirleyin. Bu zamanı da 25 dakikanın altında tutmaya gayret gösterin. Başka bir bölümde neden 25 dakika olduğunu anlatacağım. Bu belirlediğiniz zaman içerisinde de kesinlikle bu işi bitirin.

Abonelikleri ve üyelikleri İptal edin:

“Haftanın farklı günlerinde düzenli olarak Alışveriş sitelerinden, bankalardan, içerik sitelerinden, bloglardan vb birkaç yerden e-posta almaktasınız. Daha da önemlisi satış ve iş geliştirme ekiplerinin birkaç mail listesine dahil edildiniz. Çok sevsem de dans kursunun mail grubundan da sık sık e-posta alıyorsunuz” Bu ve bunlara benzer onlarca e-posta almaktasınız.

Her gün e-posta gelen kutularımızda bu ve buna benzer onlarca e-posta ile güne uyanıyoruz. “amazon’un yazıcı tonerlerinde yaptığı %20 indirim”den tutun “bu gün dansa gelemiyorum arkadaşlar” a kadar uzanan ya da satış departmanın her gün aldığını 500 siparişin tümünün tek tek e-postalar halinde gelen kutumuza geldiği bir e-posta yönetiminin görünmez bir zorluğu olduğu kesin. Ama hiç birimiz bunu fark edemiyoruz. Kendi iş yönetim ya da kişisel iletimi ağımız olan e-postalarımızı neden başkan markaların pazarlama araçları haline dönüştürüyoruz? Reklam yapmakla kalmayıp, yüzsüzlük yaparak “neden almıyorsun, al sana %5 indirim” demekte de utanmıyorlar. Yada 4 yıl önce gittiğiniz mail grubunun yada mezun olduktan sonra bir kez olsun kapısından bile girmediğiniz yüksek lisansın mail grubunun e-postalarını hala neden alıyorsunuz?

Hepsinden kurtulun, bütün markaların e-posta aboneliklerini iptal edin. Emin olun, siz bir şey satın almak isterseniz çok hızlı bir şekilde almak istediğiniz şeye erişebilirsiniz. E-posta gruplarından ayrılın. Hiç kimse size kırılmayacaktır. Çünkü neredeyse kimse o mailleri okumuyor. Eğer aboneliğinizi iptal edemiyorsanız ya da mail gruplarından çıkamıyorsanız, o e-postaları hızlı bir şekilde ayrı etiketleyin ya da ayrı bir klasöre yönlendirin. İhtiyaç durumunda o klasörlerden istediğiniz tüm e-postalara erişebilirsiniz.

Unutmayın, e-posta kutunuz sizin kıyafet dolabınız gibi. Ne kadar az ve net e-posta olursa o kadar verimli olursunuz.

Daha az e-posta gönderin:

Çok basit bir söylem aslında “daha az e-posta gönderin”. Çok kolay olacağından eminim. Siz benden daha iyi biliyorsunuz, her e-postanın cevaba ihtiyacı yoktur. Bazıları bilgilendirme, bazıları da süreç hakkında olabilir.

Cevap olarak “Teşekkürler” ya da “Anlaşıldı” diye dönüş yapmanız ne fayda sağlayacak? Eğer bunu motivasyon amaçlı bunu yapıyorsanız ve işe yarıyorsa bir şekilde anlaşılabilir . Fakat, e-posta ile gönderilen basit bir ”teşekkürler” ancak ilk okul çocuğunu motive edebilir.

Eğer gerekli ise e-posta gönderin. Birilerini etkilemek ya da çalıştığınızı göstermek için suni gönderiler yaratmayın. E-posta iletişiminde yaratılabileceği düşünülen avatar maalesef hiçbir zaman yaratılamaz. Çünkü iş yapıyorsunuz ve bu işte yarattığınız sonuçlar sebebi ile terfi alıyorsunuz ya da alamıyorsunuz. E-posta kullanımı Linked-in üzerinde 22 yaşında kendini CEO ilan etmekten çok farklıdır.

Kısa olun, Öz olun:

Daha çok anlatmak, daha detaylandırmak ya da içinizdeki edebiyat nehrini akıtmak isteyebilirsiniz. Ama yapmayın, bu iletileri okuyacak kişilerin ne kadar zaman harcayacağını düşünün. Kısa ve net olmak hep daha faydalı olacaktır. Hem size aktarmak istediğiniz şeyi netleştirme şansı verirken hem de alıcının bu net bir şekilde anlamasını sağlayacaktır. İki cümle ile anlatmak varken neden on cümle yazmaya çalışalım ki?

Hitapları sadeleştirin, bitiş ve kapanış cümlelerini basitleştirin. Hitabı “merhabalar mı selamlar mı” demelisiniz. Sadece ismiyle mi yoksa başına sayın mı demelisiniz? Evet; buna karar vermek çok önemli. Fakat nasıl hitap edeceğiniz sizin için bir savaş olmamalı. Kapanış noktasında ise “nazik olacağım” diye talebinizi ballandırarak aktarmayın. Çok net bir şekilde kimden ne istediğinizi ya da sizden istenene nasıl bir cevap verdiğini yazın ve bitirin. Emin olun, net ve kesin yazışmalarınız atlayacağınız bazı nazik kelimelerden daha değerli görünecektir.

Daha net olmak gerekirse; yazışmalarınızda hitap ve kapanışlar hariç 4 cümleyi geçmemeye gayret gösterin.

Cevap vermeyi ötelemeyin:

E-postalarınızı gün için de 45 kez kontrol etmemenizi tavsiye ederken, cevapları da geciktirin demek istemiyoruz aslında. Çoğu zaman iletilerin konusunda “önemli”, “acil” gibi ibareler görmemizin en büyük sebebi cevaplanması ertelenen/ötelenen e-postaları önlemekten başka bir şey değil. Bir e-postayı cevaplamayı ötelemek demek hem size o e-postayı atan kişinin işini ötelemeniz hem de sizin iş listenizde bir adet daha işin birikmesi demek anlamına geliyor. O yüzden kendi minimal hayatınızı korumak ve bireysel verimliliğinizi maksimize etmeniz için bekleyen bütün işleri gecikmeden sonuca eriştirmeniz gerekli. O yüzden bir e-postanın sizin için bir biriken bir gündem olmasını engellememiz ve hızlıca cevaplamamız gerekli.

Manipüle etmeyin:

Hem işinizi hem de partnerlerinizi manipüle etmeyin. İsteneni verin ve daha önemlisi istediğinizi alın. Bu yüzden yazışmalarınızda sizden istenen ve sorulan şeylere net ve kesin bir şekilde cevaplar vererek yaklaşımınızı sürdürün. Kesinlikle soruya soru ile cevap verip süreci uzatmayın. “Yarın öğleden önce toplantıya ne dersin?” diyen ekip arkadaşına, saat 11:00’a davetiye atarak süreci ilerletmeye çalışın. Kesin ve olumlayıcı olmaya gayret gösterin. Yarattığınız her olumlu ve çözüm odaklı yaklaşım sizin veriminizi arttırarak ve minimal yaklaşımınızı destekleyecektir.

“Mutlu olmak çok basittir; ama basit yaşamak çok zordur.” Tagore